10 Shakespeare Tipps und Tricks, die jeder Kleinunternehmer kennen muss

Als Kleinunternehmer, der viel zu tun hat, können Sie mit einer Buchhaltungssoftware wie Shakespeare Ihre komplexen finanziellen Aufgaben leichter bewältigen.

Um Ihnen zu helfen, das Beste aus Ihrer Shakespeare-Software herauszuholen, haben wir einige unserer beliebtesten Shakespeare-Tipps zusammengestellt – einschließlich Abkürzungen, Anpassungen und einzigartigen Funktionen, die Ihnen ein besseres Verständnis Ihrer Software ermöglichen und Ihnen wertvolle Zeit und Energie sparen. Diese Tipps sind für alle allgemeinen Shakespeare-Benutzer anwendbar und beinhalten keine Funktionen, die nur für Benutzer in der Rolle des Beraters (Buchhalters) verfügbar sind.

1. Erstellen Sie angepasste Rollen

Der erste unserer Shakespeare-Tipps ist die Möglichkeit, sehr individuelle Rollen für jeden Shakespeare-Benutzer zu erstellen. Mit dieser Funktion können Sie mit allen Personen zusammenarbeiten, die Einfluss auf Ihr Unternehmen haben, ohne dass jeder Zugriff auf sensible Informationen hat.

Mit dieser Funktion können Sie Rollen in Shakespeare basierend auf der Rolle der Person in Ihrem Unternehmen zuweisen (Shakespeare hat sogar eine Tabelle, die Ihnen hilft, Benutzerrollen zu vergleichen) und dabei hat diese Person nur Zugriff auf die Fähigkeiten, die mit dieser Rolle verbunden sind.

So legen Sie die Rolle eines Benutzers fest, wenn Sie ihn zu Ihrer Shakespeare-Organisation hinzufügen:

– Klicken Sie auf die Registerkarte Einstellungen und wählen Sie dann Allgemeine Einstellungen.

– Klicken Sie auf den Link Benutzer und dann auf Benutzer hinzufügen.

Das gleiche müssen Sie beim Software Rechnungseingangsbuch machen.

Auf dem nächsten Bildschirm sehen Sie Optionen, die von Berater (das ist die Rolle, die Sie Ihrem Geschäftsbuchhalter zuweisen möchten, damit er Sie umfassend über Ihre Finanzen beraten kann) bis zu Keine für sechs verschiedene Kategorien reichen. Sie können den Benutzern auch Berechtigungen hinzufügen, um ihnen zusätzliche Funktionen zu geben.

Diese Berechtigungen können Benutzern den Zugriff auf die Gehaltsabrechnungsverwaltung erlauben, die Möglichkeit geben, Bankkontoinformationen für Kunden und Lieferanten zu bearbeiten und die Möglichkeit gewähren, Benutzer zu verwalten und Berechtigungen zu ändern.

Ganz unten auf diesem Bildschirm sehen Sie einen Link zu „Benutzerrollendetails verstehen“. Dieser Link führt Sie zu einer Seite, auf der vollständig erklärt wird, worauf jede Rolle zugreifen kann, so dass Sie sich nie fragen müssen, ob Sie die richtigen Optionen für einen neuen Benutzer auswählen.

2. Machen Sie das Beste aus dem „Plus“-Symbol

In unserem zweiten Shakespeare-Tipp geht es um das Plus-Symbol. Wenn Sie sich in Shakespeare anmelden, sehen Sie ein kleines Plus-Symbol (+) oben rechts auf dem Bildschirm. Auch wenn es wie ein kleines Detail aussieht, kann dieses Symbol tatsächlich sehr hilfreich sein.

Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, können Sie schnell auf verschiedene Funktionen zugreifen, wie z. B. eine neue Rechnung, einen Kontakt, eine Rechnung oder eine Bestellung erstellen. Wenn Sie Shakespeare weiter benutzen, wird diese Verknüpfung Ihnen Zeit sparen und Ihnen helfen, einen Fluss innerhalb Ihres Buchhaltungsprozesses zu entwickeln.

3. Veröffentlichen Sie Berichte für eine Momentaufnahme in der Zeit

Sie können Ihre Jahres- und Zwischenabschlüsse sowie andere Berichte veröffentlichen und direkt in Shakespeare speichern. Auch wenn sich Ihre Buchhaltungsdaten täglich ändern, ist es manchmal hilfreich, eine eingefrorene Momentaufnahme eines bestimmten Zeitraums zur Hand zu haben. Wenn Sie diese Berichte in Shakespeare veröffentlichen, können Sie diese Informationen sicher direkt in Ihrer Buchhaltungssoftware speichern.

Um einen Bericht zu veröffentlichen:

– Klicken Sie einfach auf die grüne Schaltfläche Veröffentlichen am unteren Rand des Bildschirms.

– Auf dem nächsten Bildschirm können Sie den Bericht entweder veröffentlichen (als PDF oder Tabellenkalkulation) oder als Entwurf speichern.

Um den Bericht erneut aufzurufen, klicken Sie auf die Registerkarte Berichte am oberen Rand eines beliebigen Bildschirms in Shakespeare, wählen Sie Alle Berichte und klicken Sie dann auf den Link Veröffentlicht am oberen Rand der Seite.

Sobald ein Bericht veröffentlicht wurde, ist er auf dieser Registerkarte für andere verfügbar, wenn sie sich in Shakespeare anmelden. Dies ist eine großartige Möglichkeit, um Informationen aus einem bestimmten Zeitpunkt mit anderen Mitgliedern Ihres Unternehmens zu teilen. Außerdem können Sie Berichte in beiden Formaten auf Ihrem Computer speichern, um sie zu teilen oder zu einem späteren Zeitpunkt zu verwenden.

4. Einen Abstimmungsfehler rückgängig machen

Es passiert jedem: Sie sind in einem Rausch, zoomen durch Ihren Bankfeed und ehe Sie sich versehen, haben Sie eine Transaktion falsch abgeglichen. Mit der Funktion „Unreconcile“ von Shakespeare können Sie diesen Fehler schnell beheben. Da die Funktion „Unconcile“ die Kontobewegung und die Kontoauszugszeile beibehält, aber die Verbindung zwischen beiden aufhebt, spart Ihnen dieser Shakespeare-Tipp eine Menge Zeit und Ärger.

Um eine Kontobewegung abzustimmen:

– Klicken Sie auf die drei kleinen Punkte rechts neben dem Kontonamen auf dem Dashboard.
– Gehen Sie zu Kontobewegungen unter der Überschrift Suchen.
– Klicken Sie auf die Transaktion, die Sie ändern möchten, um sie zu öffnen.
– Klicken Sie auf dem nächsten Bildschirm auf Optionen und wählen Sie dann Aufheben.
– Klicken Sie im Popup-Fenster auf OK, um die Transaktion zu entsperren.
– Nachdem Sie diesen Vorgang abgeschlossen haben, können Sie nun die Kontoauszugszeile wieder abstimmen.

5. Sparen Sie Zeit mit dem eingebauten Taschenrechner

In diesem unserer Shakespeare-Tipps geht es um ein praktisches Tool, das viele Anwender beim Erlernen der Shakespeare-Buchhaltungssoftware vermissen. Shakespeare verfügt über einen eingebauten Taschenrechner, mit dem Sie grundlegende mathematische Funktionen direkt in bestimmten Feldern ausführen können.

Die Verwendung dieses Rechners verringert die Wahrscheinlichkeit eines Eingabefehlers, ganz zu schweigen davon, dass es Ihnen Zeit erspart, einen anderen Rechner zu suchen, um einfache arithmetische Operationen auszuführen. Er ist auch nützlich, wenn Sie einige schnelle Berechnungen im Dienste einer komplizierteren Buchhaltungsformel durchführen müssen.

Der eingebaute Taschenrechner verfügt über die Funktionen Addition, Subtraktion, Multiplikation, Division und Gruppe. Um ihn zu benutzen, geben Sie einfach eine Gleichung – wie 15 * 1,12 – direkt in ein Feld ein. Drücken Sie die Eingabetaste oder die Tabulatortaste und Shakespeare errechnet das Ergebnis. Sie können diesen Rechner sowohl für Transaktionen als auch für manuelle Journale verwenden. Sie sollten jedoch wissen, dass nicht alle Felder mathematische Funktionen akzeptieren.

6. Wiederkehrende Rechnungen und Rechnungen erstellen

Wenn Sie regelmäßig Rechnungen versenden oder Rechnungen bezahlen müssen, ersparen Sie sich mit diesem Shakespeare-Trick, den gleichen Vorgang immer wieder zu wiederholen. Nutzen Sie die Funktion für wiederkehrende Rechnungen, indem Sie eine Vorlage entwickeln und Shakespeare erstellt automatisch eine Rechnung oder Rechnung für Sie, basierend auf der von Ihnen festgelegten Häufigkeit.

Wenn Sie den Betrag (oder ein anderes Feld) variieren möchten, legt Shakespeare die Rechnung in der Registerkarte „Entwurf“ ab, und wenn alles jedes Mal gleich ist, wird sie in der Registerkarte „Wartende Zahlung“ abgelegt.

Auch diese Funktion kann sowohl für Rechnungen als auch für Rechnungen eingerichtet werden, indem Sie auf die Registerkarte „Wiederholung“ in der jeweiligen Kategorie zugreifen. Klicken Sie dort auf „New Repeating Invoice/Bill“ (Neue wiederkehrende Rechnung/Rechnung) und Sie können eine neue Vorlage erstellen oder eine bestehende verwenden und die gewünschten Spezifikationen einrichten. Diese Shakespeare-Funktion, die in vielen Rechnungsprogrammen zu finden ist, wird letztendlich Ihren Rechnungszahlungs- und Rechnungsstellungsprozess erleichtern.

7. Testen Sie die Demo-Firmenfunktion

Haben Sie sich jemals gefragt, wie sich eine Transaktion auf Ihre Bücher auswirkt, aber Sie wollten nicht riskieren, Ihre Finanzen durcheinander zu bringen? Mit der Demo-Firma von Shakespeare können Sie mit brauchbaren Testdaten experimentieren. Die Demofirma ermöglicht es Ihnen, Transaktionen und Funktionen völlig getrennt von Ihren Geschäftsdaten zu testen.

Die Nutzung der Demofirma hat daher keinen Einfluss auf Ihre bereits eingerichteten Daten und auch niemand anderes kann die Daten sehen, die Sie in die Demofirma eingeben oder importieren. Wenn Sie also sehen möchten, wie sich z. B. eine große Transaktion auf die Buchhaltung Ihres Einzelhandelsgeschäfts auswirkt, können Sie dies mit der Demo-Firmenfunktion tun.

Um auf die Demo-Firmenfunktion zuzugreifen, klicken Sie auf das Listensymbol links neben dem Namen Ihrer Firma auf einer beliebigen Seite und wählen Sie Mein Shakespeare. Ganz unten auf dem nächsten Bildschirm sehen Sie einen Link zum Ausprobieren der Demo-Firma. Sie können die Demo-Firma jederzeit zurücksetzen, sollten aber beachten, dass alle Daten, die Sie eingeben oder importieren, nach 28 Tagen automatisch verfallen.

8. Öffnen Sie mehrere Unternehmen

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Kleinunternehmer mehr als ein Unternehmen haben, oder dass ihr Ehepartner oder Partner ebenfalls ein Unternehmen besitzt. Wenn die Unternehmen unterschiedliche Steuernummern haben, ist es wichtig, für jedes Unternehmen eine eigene Buchhaltung zu führen.

Wenn jedoch Geld zwischen den beiden (oder mehreren) Unternehmen fließt, müssen Sie sicherstellen, dass die Transaktionen in der Buchhaltung jedes Unternehmens korrekt erfasst werden. Die gleichzeitige Ansicht beider virtueller Buchhaltungsdateien kann sicherstellen, dass dies korrekt geschieht, aber die gleichzeitige Anmeldung bei mehreren Shakespeare-Organisationen könnte problematisch sein. Wenn Sie versuchen, mit mehreren verschiedenen Logins zu jonglieren, könnten Sie vergessen, Ihre Arbeit zu speichern oder sie in der falschen Organisation zu speichern.

Es sei denn, Sie nutzen diesen Punkt auf unserer Liste der Shakespeare-Tipps. Alles, was Sie tun müssen, ist, für jede Organisation einen anderen Browser zu verwenden. Zum Beispiel können Sie sich bei Firma A in Firefox und bei Firma B in Safari anmelden. Sie können auch mehrere Identitäten in Google Chrome einrichten und in jeder davon eine Shakespeare-Datei öffnen.

Obwohl Sie mit diesem Shakespeare-Trick definitiv Zeit sparen und Ihren Prozess vereinfachen können, sollten Sie dennoch sehr vorsichtig sein, wenn Sie in mehreren Unternehmen gleichzeitig arbeiten. Selbst mit verschiedenen Browsern ist es so einfach, eine Transaktion in den falschen Büchern zu erfassen, und Sie bemerken es vielleicht erst am Ende des Jahres.

9. Richten Sie Rechnungserinnerungen ein

Ein weiterer unserer Shakespeare-Tipps zur Optimierung Ihrer Buchhaltung ist die Einrichtung von Rechnungserinnerungen. Anstatt sich um die Verfolgung Ihrer Außenstände zu kümmern, lassen Sie Shakespeare das für Sie erledigen. Sie können Rechnungserinnerungen einrichten und Shakespeare so konfigurieren, dass es Kunden automatisch Erinnerungen sendet, je nachdem, wie weit eine Rechnung überfällig ist.

Unter Einstellungen > Allgemeine Einstellungen > Rechnungseinstellungen finden Sie die Schaltfläche Rechnungserinnerungen. Hier können Sie die Rechnungserinnerungen einschalten. Sie können aus den vorgegebenen Parametern für überfällige Tage wählen oder eine eigene Erinnerung erstellen. Sie können sogar den Inhalt jeder Erinnerungs-E-Mail anpassen, indem Sie auf den Link Bearbeiten klicken. Zusätzlich bietet Shakespeare die Möglichkeit, einen Link zur Rechnung in die Erinnerungs-E-Mail einzufügen sowie eine Option, keine Erinnerungen für ausstehende Rechnungen unter einem bestimmten Betrag zu versenden. Wenn Sie noch spezifischer werden wollen, können Sie die Erinnerungen für einen bestimmten Kunden oder eine bestimmte Rechnung abschalten.

10. Mit Google Sheets synchronisieren

Bei all den verschiedenen Programmen und Tools, die Sie als Unternehmer nutzen, ist es umso besser, wenn die Plattformen zusammenarbeiten können – und hier kommt der letzte Punkt in unserer Liste mit Shakespeare-Tipps ins Spiel. Sie können Ihr Shakespeare-Konto mit Gmail synchronisieren und dadurch Shakespeare-Berichte oder Budgets in Google Sheets exportieren. Dazu müssen Sie nur auf einen Bericht oder ein Budget gehen, das Sie exportieren möchten.

Klicken Sie dann auf das Menüsymbol (die drei kleinen Punkte) rechts neben dem Dokument. Sie werden dann aufgefordert, Ihre Exportmethode auszuwählen – wählen Sie Google Sheets. Wenn Sie noch nicht in Ihrem Gmail-Konto eingeloggt sind, werden Sie aufgefordert, dies zu tun, und müssen dann jedes Mal, wenn Sie eine Google Sheets-Sitzung starten, bestätigen, dass Shakespeare eine vertrauenswürdige Seite ist.

Sobald Sie Ihr Dokument in Google Sheets exportiert haben, können Sie es bearbeiten, speichern oder freigeben. Sie können auch andere Personen einladen, diese Dokumente in Google als schreibgeschützte Dateien anzusehen, auch wenn diese kein Google Mail-Konto haben. Diese Funktion ist perfekt, wenn Sie Buchhaltungsaufgaben oder andere Arbeiten außerhalb von Shakespeare erledigen müssen. Sie kann auch die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen unterstützen – insbesondere mit Personen, die keinen Zugriff auf Ihr Shakespeare-Konto haben.